L’ ordine non è proprio il mio forte. Chi lavora con me lo sa.Sono caotica e decisamente multitasking. Il bello e il brutto del mio lavoro: avere sempre diversi progetti e attività aperti. E poi il web, questa perenne attività online che è si fonte insauribile di idee e di connessioni, ma spesso si trasforma in un vero e proprio bombardamento.
Un numero infinito di input che arrivano quotidianamente, da gestire, processare e spesso archiviare.

Ecco, il problema è questo.

Come archiviare tutta questa roba? E ancora, come organizzare le fonti necessarie per scrivere un testo, studiare un argomento o, magari, preparare una lezione?
E, soprattutto, come farlo senza perdere nulla di importante e ottimizzando i tempi?
Ovviamente, neanche a dirlo, nel corso del tempo ho sperimentato diversi metodi.
Mi serviva un sitema che fosse:

  • Online
  • Immediato
  • Versatile
  • Multipiattaforma
  • Integrabile con altri strumenti
  • Realmente e concretamente utile

E quasi subito, nella mia ricerca, mi sono imbattuta in Evernote, applicazione famosissima e ormai quasi storica.

Cosa è e come funziona

Ci sono decine di guide su questa bellissima applicazione, in questa sede mi limito a segnalare che Evernote è un sistema per organizzare e archiviare praticamente tutto, in ogni momento e da qualsiasi dispositivo.Per conoscere lo strumento si può partire da qui.

L’ elemento base è la singola nota, che può essere di vario formato (testo, immagini, audio, ritaglio, ecc)
Le note poi si possono raccogliere in Taccuini o, addirittura in pile di taccuini (Stack) e possono essere archiviate secondo tag tematici.Un sistema semplice e funzionale per mettere ordine e classificare tutto. Ma, ovviamente, non finisce qui!

Evernote prevede anche un’ utilissima estensione Web Clipper  che, una volta installata sul browser, consente di ritagliare e archiviare gli  appunti con un click del mouse.In questo modo qualsiasi cosa troviamo online può essere immediatamente salvata e archiviata secondo il nostro sistema di organizzazione.

Assolutamente da provare!

Come lo uso io

Come sempre, quando scopro uno stumento mi metto a testarlo per capire se e come può davvero facilitarmi la vita.
Attualmente, utilizzo Evernote in diverse fasi della mia attività.

  1. Ricerca e documentazione
  2. Gestione progetti e clienti
  3. Brainstorming e creatività ( a volte)

Ricerca e documentazione

Nel primo caso è utilissimo per raccogliere informazioni, documenti, fonti. Ad esempio quando scrivo un progetto ed ho necessità di studiare e documentarmi bene. O quando prepare un corso, o le singole lezioni. Ecco che Evernote diventa, per me, uno strumento per la progettazione. Sia a livello Macro che Micro. In questo caso uso moltissimo Web Clipper, ma edito anche le note, rielaborando appunti, idee, materiali vari, anche cartacei.

Qui, la chiave è tutta nella classificazione. Ho creato delle pile di taccuini sulle macro aree di competenza (formazione formatori, progettazione, comunicazione, e-learning, ecc) e poi, li dentro, vado a metterci i taccuini e le note  che si riferiscono ai singoli argomenti ( es: apprendimento, progettazione didattica, comunicazione non verbale, ecc).

In sostanza, un sistema simile a quello delle cartelle e sottocartelle, ma più dinamico e funzionale (almeno per me). Soprattutto perchè, tramite Web Clipper, il tutto è molto rapido e immediato.

Con un sistema così, ad esempio, riesco a preperare meglio i materiali didattici, rintraccio facilmente i materiali grezzi di partenza e poi li rielaboro per quello che mi serve.

Gestione progetti e clienti

Anche in questo caso mi affido alle pile di taccuni. Creandone tante quante sono i singoli progetti ( o clienti) a cui sto lavorando. Poi organizzo tutte le informazioni  (attività, scadenze, richieste, riferimenti, note amministrative, documenti, ecc)

In questo modo ho, in una sola schermata, tutto quello che mi serve. Ovvio che poi il lavoro non finisce qui e, spesso, ricorro ad altri software e applicazioni. Ma Evernote mi aiuta a non perdermi e a ritrovare al volo quello che mi serve.

Ovviamente tutto questo è online e gestibile da diversi dispositivi. Per me comodissimo. Significa, ad esempio, che anche quando sono in giro, semplicemente con lo Smartphone, posso accedere a tutto .

Brainstorming e creatività ( a volte)

Questa è una delle attività che amo di più.Tanto bella quanto pericolosa. Bella perchè le idee ( a volte anche abbastanza strane, se non addirittura folli ) arrivano anche quando sto facendo proprio altro. Chi lavora con me è abituato a ricevere mail o messaggi di lavoro anche in orari e giorni strani. Quando inizio a ragionare su un’ idea parto e spesso rischio di perdermi. Quindi, in questi casi, sto imparando a tenere traccia di tutto.

Come? Quando sono particolarmente ispirata e posso farlo mi lancio addirittura in una mappa mentale ( ma questa è un’ altra storia).

Più comunemente scrivo, o parlo.Per cui vado di note testuali o vocali. In macchina sono particolarmente creativa. Quindi apro l’ app e registro le mie note che, come negli altri casi, vado a classificare con i tag e ad archiviare ( a volte  meglio cancellarle quasi subito).

Si, praticamente parlo da sola 🙂

Insomma, lo strumento offre davvero tante applicazioni utili. Ed è in continua evoluzione. Come dico sempre in aula, a costo di sembrare banale: ogni strumento, al di là di bello, deve essere soprattutto utile.

Per me lo è, tanto. Per voi? Avete altri utilizzi da suggerirmi? Conoscete altre applicazioni più funzionali?
Su, ditemi. E buon lavoro!


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